Pada beberapa artikel sebelumnya, telah dibahas mengenai cara cari sponsor lewat tips membuat proposal sponsorship, cara bernegosiasi, cara melakukan presentasi, dan lainnya. Namun, masih ada hal penting yang perlu kamu pelajari nih!
Dalam penyelenggaraan suatu acara atau event tertentu, kamu memerlukan yang namanya perjanjian tertulis antara penyelenggara acara dan sponsor. Perjanjian ini biasa disebut sponsorship agreement. Sponsorship agreement adalah kontrak yang mengatur kerja sama antara penyelenggara event dengan sponsor. Ini penting untuk memastikan bahwa kedua belah pihak memahami hak dan kewajiban masing-masing.
Bagi kamu yang pemula, siswa/mahasiswa, ataupun yang sudah pernah mengadakan suatu acara tetap akan membutuhkan panduan dalam membuat perjanjian ini. Sebab, isi dari perjanjian ini akan berbeda sesuai dengan tema acara kamu nih!
Akan tetapi, tenang saja dalam artikel ini telah dirangkum 10 langkah membuat sponsorship agreement yang mudah. Setidaknya, dalam setiap perjanjian dengan sponsor, 10 poin ini yang wajib ada dalam dokumen kamu ya!
Berikut ini adalah 10 langkah mudah yang bisa kamu ikuti untuk cari sponsor dengan membuat sponsorship agreement.
1. Mengidentifikasi Pihak-Pihak Terkait
Langkah utama dalam proses pembuatan perjanjian ini adalah mengidentifikasi pihak-pihak terkait. Dalam sponsorship agreement, ada beberapa pihak yang biasanya terlibat dan mengidentifikasi mereka dengan jelas akan membantu kamu memperlancar proses kerjasama serta mencegah potensi konflik yang ada.
Pihak-pihak yang perlu kamu identifikasi adalah penyelenggara acara, sponsor, audiens, media partner, dan pihak ketiga (jika ada).
2. Menyertakan Syarat dan Ketentuan Umum
Syarat dan Ketentuan Umum dalam sponsorship agreement adalah bagian penting dari perjanjian yang menjelaskan aturan dasar serta tanggung jawab kedua belah pihak dalam menjalankan kerja sama. Bagian ini mencakup berbagai aspek yang bersifat mendasar dan mengikat secara hukum. Hal ini bertujuan untuk memastikan kesepahaman yang jelas antara penyelenggara acara dan sponsor.
Sebenarnya, isinya hampir sama dengan keseluruhan isi dari perjanjian ini. Namun, pada bagian ini hanya dijelaskan secara umum. Contoh yang biasa ada dalam poin ini adalah cakupan kerjasama, tanggung jawab, pembayaran, serta hak dan kewajiban kedua belah pihak.
3. Berikan Definisi Formal yang Dipakai
Bagian definisi formal dalam sponsorship agreement adalah bagian yang digunakan untuk memastikan setiap istilah kata dalam perjanjian. Tujuannya agar setiap kata yang memerlukan definisi formal memiliki makna yang jelas dan mampu dipahami dengan baik oleh semua pihak.
Selain itu, bagian ini diperlukan agar tidak terjadi kesalahpahaman dan perbedaan interpretasi antara sponsor dan penyelenggara mengenai istilah-istilah yang digunakan dalam dokumen tersebut.
Bagian ini biasanya berada di awal perjanjian dan berisi istilah yang sering digunakan atau istilah teknis yang mungkin tidak umum bagi semua pihak yang terlibat.
4. Tulis dengan Jelas Hak dan Kewajiban
Saat mulai membuat sponsorship agreement, sangat penting untuk merinci hak dan kewajiban kedua belah pihak. Misalnya, hak penyelenggara adalah mendapatkan dana atau produk sponsor, sementara hak sponsor bisa berupa promosi selama acara.
Kewajiban penyelenggara biasanya dengan menyebutkan nama sponsor dalam iklan atau mencetak logo mereka pada materi promosi. Pastikan semua hak dan kewajiban ini ditulis dengan jelas agar tidak ada kesalahpahaman di kemudian hari.
5. Tentukan Bentuk dan Nilai Sponsorship
Langkah selanjutnya adalah mencantumkan bentuk dan nilai dari sponsorship. Seperti yang kamu ketahui, terdapat berbagai macam bentuk sponsorship, mulai dari dana tunai hingga penyediaan produk atau jasa.
Sponsor dapat mendanai acara melalui bantuan finansial, menyediakan peralatan atau hadiah, atau menawarkan layanan jasa seperti katering dan dokumentasi.
Nilai sponsorship juga harus jelas tertulis di dalam perjanjian ini. Kamu bisa mengisi bagian ini dengan merinci harga spesifik dari dana tunai atau total harga dari bantuan produk yang diberikan sponsor. Dengan merinci bentuk dan nilai sponsorship, kedua pihak akan tahu persis apa yang dipertukarkan.
6. Atur Durasi dan Timeline Sponsorship
Poin ini tidak kalah penting dari poin-poin sebelumnya lho. Meskipun kamu dan sponsor telah menyepakati durasi sponsorship, tentu hal ini harus diperjelas lagi di dalam perjanjian ini.
Kamu bisa menjelaskan durasi yang telah disepakati tersebut secara detail. Durasi dan timeline yang jelas akan membantu memastikan sponsor tahu kapan mereka harus memenuhi kewajiban mereka, seperti mengirim dana atau produk.
Sebaliknya, kamu sebagai penyelenggara acara juga akan memiliki jadwal yang jelas kapan harus memberikan eksposur yang dijanjikan kepada sponsor, seperti publikasi logo pada waktu tertentu.
7. Masukkan Ketentuan Pembayaran
Biasanya permasalahan dan atau pembayaran akan menjadi hal yang rawan untuk terjadi masalah. Apalagi dalam dunia sponsorship, terkadang ada pihak penyelenggara yang mengalami kerugian ataupun sebaliknya.
Hal tersebut membuat poin ini diperlukan dalam perjanjian terutama sponsor yang memberikan dana tunai. Kamu perlu mengetahui sponsor ingin membayar penuh di awal atau 50% di awal. Ini penting untuk menghindari masalah pendanaan di kemudian hari.
Selain itu, sebutkan pula metode pembayaran yang digunakan, apakah transfer bank, cek, atau cara lainnya. Hal ini akan mempermudah pengelolaan administrasi.
8. Tentukan Sanksi dan Pembatalan
Permasalahan yang tidak diharapkan bisa saja terjadi, dan untuk mencegah kerugian bagi kedua belah pihak, poin ini sangat dibutuhkan.
Misalnya, jika sponsor tidak memenuhi janji pembayarannya, perjanjian bisa saja dibatalkan. Begitu juga jika penyelenggara gagal memenuhi ekspektasi promosi, sponsor mungkin berhak menarik dana atau mengurangi dukungannya.
Dengan mencantumkan ketentuan ini, kedua belah pihak memiliki jaminan yang lebih kuat dalam menghindari konflik di masa depan.
9. Lindungi Merek dan Properti Intelektual
Jika acaramu melibatkan merek atau properti intelektual, pastikan kamu memasukkan ketentuan yang melindungi hal-hal tersebut dalam perjanjian. Ini berlaku baik untuk kamu sebagai penyelenggara maupun untuk sponsor.
Misalnya, jika kamu menggunakan logo sponsor dalam materi promosi untuk cari sponsor, kamu harus mendapatkan izin tertulis dari mereka dan mengikuti pedoman penggunaan logo tersebut. Sebaliknya, jika sponsor menggunakan gambar atau konten dari acaramu, mereka juga harus mendapatkan izin dari pihak kamu.
10. Dapatkan Persetujuan Tertulis
Langkah terakhir yang perlu kamu lakukan adalah mendapatkan persetujuan tertulis dari kedua belah pihak. Sponsorship agreement harus ditandatangani oleh perwakilan resmi dari sponsor dan penyelenggara event.
Tanda tangan ini menegaskan bahwa kedua belah pihak setuju dengan semua isi perjanjian dan siap menjalankannya.
Dokumen yang sudah ditandatangani harus disimpan dengan baik sebagai referensi jika terjadi masalah atau perbedaan pendapat di kemudian hari.
Cari sponsor untuk acara kampus atau event mahasiswa bisa menjadi tantangan, tapi dengan sponsorship agreement yang baik, kamu bisa memperlancar kerja sama tersebut lho. Jangan lupa untuk mengikuti 10 poin di atas agar kamu dan pihak sponsor mendapatkan manfaat maksimal dari kerja sama ini. Selamat mencoba!
