Saat akan menggelar sebuah acara baik itu organisasi atau lembaga, umumnya panitia mulai cari sponsor dari beberapa perusahaan. Dimana tujuan bekerja sama dengan sponsor ini untuk bisa mendapatkan dukungan dana acara agar berjalan lancar sesuai rencana. Namun, sebelum mengajukan kerja sama tersebut, ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan sebelum cari sponsor, lho. Apa saja, ya?
Hal-Hal yang Harus Dipersiapkan Sebelum Cari Sponsor
1. Buat Daftar Calon Sponsor yang Akan Diajak Kerja Sama
Hal yang harus dipersiapkan pertama adalah membuat daftar calon sponsor siapa saja yang akan diajak kerja sama. Tapi jangan lupa untuk tetap mencantumkan beberapa sponsor yang memang sudah pernah berkolaborasi pada acara-acara sebelumnya, ya. Tak hanya lebih mudah menghubunginya, peluang untuk mendapatkan persetujuan sponsor pun juga lebih besar.
Namun, bagi kamu yang baru pertama kali menggelar sebuah acara, cobalah untuk menyasar pada perusahaan-perusahaan provider, minuman, atau kendaraan bermotor, ya.
2. Membuat Proposal Sponsor yang Tepat dan Baik
Setelah daftar calon sponsor selesai, kini bagian selanjutnya yang juga tidak kalah penting, yaitu membuat proposal. Pastikan kamu mencantumkan semua alasan positif mengapa acara harus digelar, kemudian kelebihan dari bintang tamu serta keuntungan bagi perusahaan apabila menyediakan sponsor untuk acara tersebut. Berikut beberapa tips membuat proposal sponsor yang tepat melansir dari laman Billetto:
A. Jelaskan Konsep Acara Secara Singkat
Konsep acara yang akan kamu gelar ini layaknya inti makanan lezat yang akan disajikan kepada calon konsumen. Jadi, ada baiknya untuk menjelaskan dengan menarik kepada para sponsor, agar mereka tertarik untuk berinvestasi mendukung kebutuhan biaya acara. Pastikan bagian pertama dalam sponsor menyertakan beberapa detail berikut:
-
- Nama acara
- Tanggal dan waktu acara
- Bintang tamu
- Katering
- Tempat dan lokasi
- Unique Selling Point (USP) acara
Calon sponsor mungkin juga tertarik dengan sejarah atau latar belakang acara tersebut dibuat. Hal ini berlaku bagi kamu yang sudah pernah menggelar acara serupa di tahun sebelumnya.
Tidak lupa, cantumkan juga tujuan diadakannya acara serta visi dan misi sebagai penyelenggara acara.
B. Presentasikan Target Audiens Acara
Kemudian, presentasikan juga target audiens acara. Bagian kedua dari proposal adalah menyempurnakan dengan tepat siapa target audiens untuk acara yang akan digelar. Berikut adalah beberapa detail yang harus disertakan dalam proposal ketika mempresentasikan target audiens:
- Rentang usia audiens
- Jenis kelamin audiens
- Minat
- Pekerjaan
- Tingkat pendapatan
- Pengetahuan teknis
Hal-hal tersebut menjadi bagian penting, karena elemen visual dari proposal sponsor juga harus diperhatikan agar lebih menarik. Ada baiknya kamu mempertimbangkan pemilihan infografis untuk target audiens.
C. Tunjukkan Rekam Jejak Keberhasilan Acara-Acara Sebelumnya
Bagian selanjutnya adalah mencantumkan rekam jejak keberhasilan acara-acara sebelumnya yang sudah pernah diselenggarakan. Rekam jejak profesional ini menunjukkan bahwa kamu tahu apa yang sedang dan akan dilakukan. Jadi, orang-orang yang ingin berinvestasi dalam acara tidak akan meragukan tingkat kredibilitasnya lagi.
D. Buat Langkah-Langkah Proses Pembuatan Acara
Setelah penjelasan konsep acara, target audiens, dan mempresentasikan kredibilitas kemampuan kamu dalam menjalankan sebuah acara, kini saatnya menjelaskan proses pembuatannya. Maksudnya, memberi tahu poin-poin penting atau langkah bagaimana kamu akan melaksanakan rencana acara.
Jangan lupa, sampaikan juga strategi pemasaran acara. Hal ini memungkinkan sponsor melihat seberapa banyak eksposur ke target audiens yang akan mereka dapatkan selama acara berlangsung.
E. Buatlah Paket Sponsor yang Sama-Sama Menguntungkan
Terakhir, membuat paket sponsor yang akan menguntungkan bagi kedua belah pihak. Singkatnya, kamu harus mengumpulkan paket sponsor yang akan membantu mengekspos merek tertentu dan membawa pihak sponsor ke jangkauan pasar bisnis yang lebih luas. Paket sponsor tersebut dapat mencakup hal-hal seperti:
- Spanduk situs website
- Mendapatkan slot iklan saat streaming acara berlangsung
- Minuman dan katering
- Brosur
- Fitur aplikasi acara
3. Selalu Aktif dan Inisiatif Konfirmasi Sponsor
Apabila sudah ada kabar positif dari calon sponsor, kalian harus inisiatif menanyakan kabar secara berkala, ya. Jangan hanya duduk diam menunggu kabar, karena setiap perusahaan bisa mendapatkan beberapa proposal sponsor menarik lainnya dalam sebulan, lho.
4. Persiapkan Presentasi yang Menarik
Apabila sudah mencapai tahap presentasi, siapkan materi yang menarik dan mudah dimengerti. Siapkan semua hal-hal yang menyangkut kelebihan dari acara, bintang tamu, dan benefit lainnya.
5. Jalin Hubungan Baik dengan Sponsor
Terakhir, wajib untuk selalu mengelola dan menjalin hubungan baik dengan pihak sponsor. Apalagi bagi mereka yang telah menyetujui dukungan dana untuk keberlangsungan acara, pastikan untuk terus menjaga hubungan baik. Tidak menutup kemungkinan, mereka akan tertarik untuk kembali menjadi sponsor di acara-acara selanjutnya, lho.
Itulah beberapa hal yang harus dipersiapkan sebelum cari sponsor. Jadi, tidak hanya sekedar mempersiapkan presentasi saja ya, tapi pastikan dulu sudah membuat daftar lengkap siapa saja calon sponsor, target audiens, buat proposal dan lain-lainnya.
Bagi kamu yang ingin menggelar acara dan sedang cari sponsor, bisa berkolaborasi dengan MudaBerdaya, nih! Melalui platform ini sebuah bisnis atau perusahaan bisa mulai memberdayakan para Anak Mudah untuk mencapai tujuan atau objektif brand tertentu. Pasalnya, MudaBerdaya mampu memberdayakan kreativitas sekaligus menggerakan Anak Muda secara massal.
