Jika kamu pemula, sponsor untuk acara bisa menjadi tantangan besar, terutama bagi kamu yang mungkin belum pernah berhadapan langsung dengan perusahaan atau organisasi untuk meminta dukungan. Pertanyaan seperti “Bagaimana cara mencari sponsor yang efektif?” atau “Apa sih yang dicari sponsor dalam sebuah acara?” adalah hal yang yang terlintas dipikiran kamu.
Tapi kamu tidak perlu khawatir, panduan ini akan memberikan 7 langkah efektif yang bisa kamu coba. Dijamin, kamu akan lebih percaya diri dalam mencari sponsor acara dan memperbesar peluang mendapatkan dukungan yang kamu butuhkan. Yuk kita mulai!
1. Pahami Konsep Sponsorship
Sebelum memulai pencarian sponsor, penting untuk memahami apa sebenarnya konsep sponsorship. Sponsorship adalah bentuk dukungan yang diberikan oleh perusahaan, individu, atau organisasi terhadap sebuah kegiatan, proyek, atau acara, biasanya dengan imbalan tertentu seperti eksposur atau branding. Ada banyak bentuk sponsorship yang bisa kamu tawarkan, mulai dari dukungan dana, penyediaan produk, hingga dukungan media. Pemahaman ini akan membantumu menjelaskan alasan dan keuntungan kerja sama kepada calon sponsor.
Tips: Jelaskan dalam presentasi bahwa sponsorship adalah kerja sama yang saling menguntungkan, bukan hanya sekadar meminta bantuan.
2. Tentukan Target Sponsor yang Tepat
Langkah awal cara mencari sponsor yang efektif adalah dengan memilih perusahaan atau individu yang memiliki keterkaitan dengan acara atau proyek yang akan kamu selenggarakan. Carilah perusahaan yang memiliki target audiens yang sama atau misi yang sejalan dengan acara yang kamu rencanakan.
Misalnya, jika kamu mengadakan acara bertema olahraga, perusahaan yang berhubungan dengan kesehatan atau gaya hidup aktif mungkin lebih tertarik menjadi sponsor acara tersebut. Dengan begitu, kamu tidak hanya mempermudah pendekatan, tetapi juga meningkatkan relevansi antara sponsor dan audiens acara kamu.
3. Tentukan Siapa yang Bertanggung Jawab Mencari Sponsor
Sebelum terjun lebih dalam, pastikan ada orang atau tim yang bertanggung jawab mencari sponsor. Jika kamu bekerja dalam tim, biasanya tugas mencari sponsor berada di tangan bagian marketing atau tim sponsorship khusus. Namun, jika kamu bekerja sendiri atau tim kamu terbatas, maka kamu yang akan memegang peran utama. Penting untuk memiliki strategi komunikasi yang baik serta pemahaman tentang kebutuhan sponsor agar mereka tertarik mendukung acara kamu.
Tips: Buat daftar tugas yang jelas agar proses pencarian sponsor berjalan lancar dan lebih terstruktur.
4. Siapkan Proposal yang Menarik dan Profesional
Sudah menjadi rahasia umum bahwa proposal adalah kunci utama dalam cara mencari sponsor. Jadi, penting untuk memerhatikan pembuatan proposal agar tercipta proposal yang baik dan profesional. Hal ini akan menarik minat sponsor untuk melihat lebih jauh tentang acara kamu.
Pastikan proposal kamu berisi detail acara, target audiens yang akan hadir, manfaat yang akan diterima sponsor, dan bentuk eksposur yang bisa diberikan. Buatlah proposal seprofesional mungkin , seperti menggunakan tata letak yang rapi, menambahkan grafik atau data, dan lebih baik lagi kalau kamu menyertakan portofolio jika ada.
Jangan lupa, tawarkan beberapa pilihan paket sponsorship, seperti sponsor utama, sponsor pendukung, atau sponsor media. Misalnya, sponsor utama logonya akan ditampilkan dengan ukuran paling besar, sementara sponsor pendukung bisa mendapatkan logo di banner atau pamflet.
5. Berikan Pilihan Variasi Bentuk Sponsorship
Bentuk sponsorship yang bisa kamu tawarkan tidak selamanya harus selalu berupa dana saja. Beberapa perusahaan mungkin lebih tertarik mendukung dengan memberikan produk, jasa, atau akses media. Berikut beberapa bentuk sponsor acara yang bisa kamu tawarkan:
Pendanaan
- Sponsor menyediakan dana tunai untuk biaya operasional, promosi, atau hadiah/penghargaan acara.
- Jumlah dukungan dana disesuaikan dengan level sponsorship (platinum, emas, perak, perunggu, dan sebagainya).
Fasilitas dan Infrastruktur
- Sponsor menyediakan tempat, peralatan, atau sarana lain yang dibutuhkan untuk penyelenggaraan acara.
- Contoh: venue, peralatan panggung, sistem audio-visual, dan lain-lain.
Konsumsi dan Akomodasi
- Sponsor menyediakan makanan, minuman, atau akomodasi bagi panitia, peserta, atau tamu undangan acara.
- Contoh: catering, hotel, transportasi, dan sebagainya.
Merchandise dan Hadiah
- Sponsor menyediakan barang-barang untuk dijadikan merchandise, doorprize, atau hadiah pemenang.
- Contoh: kaos, tas, botol minum, voucher, dan lain-lain.
Kompetensi Profesional
- Sponsor menyediakan keahlian atau tenaga ahli untuk mendukung penyelenggaraan acara.
- Contoh: instruktur, MC, moderator, talent, dan lain-lain.
Dengan menawarkan beberapa pilihan sponsor acara, kamu memberikan keleluasaan kepada calon sponsor dalam memilih bentuk dukungan yang paling sesuai dengan kebijakan dan anggaran mereka.
6. Jelaskan Manfaat Sponsorship bagi Perusahaan
Salah satu cara terbaik untuk menarik sponsor acara adalah dengan memberikan pemahaman yang jelas tentang manfaat yang mereka dapatkan dari mendukung acara kamu. Sebagai pemula, kamu mungkin belum punya portofolio acara sebelumnya. Namun, kamu tetap bisa meyakinkan sponsor dengan fokus pada potensi manfaat bagi mereka.
Cobalah sampaikan manfaat yang spesifik, misalnya eksposur brand kepada audiens yang sesuai dengan target mereka, kesempatan untuk mempromosikan produk baru, atau membangun citra positif dengan berpartisipasi dalam acara yang memiliki dampak sosial. Gunakan juga data yang kamu punya, seperti perkiraan jumlah peserta, target usia atau minat peserta, serta platform media sosial yang akan kamu gunakan untuk promosi.
Tips: Jika memungkinkan, tawarkan ide-ide kreatif berupa segmentasi khusus untuk sponsor, seperti menyebutkan sponsor dalam sambutan acara, menyisipkan konten mereka dalam media sosial acara, atau menawarkan booth eksklusif bagi sponsor utama.
7. Bangun Hubungan Baik dengan Sponsor
Sponsorship tidak hanya tentang acara yang sedang berlangsung, tetapi juga tentang potensi kerja sama di masa depan. Setelah acara selesai, jalin komunikasi yang baik dengan sponsor, kirim laporan tentang hasil acara, termasuk seberapa jauh eksposur yang mereka dapatkan. Berikan rasa terima kasih melalui ucapan atau souvenir kecil sebagai bentuk apresiasi. Dengan begitu, sponsor acara kamu akan merasa dihargai dan mungkin akan tertarik untuk mendukung proyek kamu berikutnya.
Nah, itulah 7 cara efektif dalam cara mencari sponsor untuk pemula yang dijamin ampuh. Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, kamu akan lebih percaya diri dan siap menghadapi tantangan mencari sponsor. Ingatlah bahwa keberhasilan mencari sponsor acara bukan hanya tentang menawarkan eksposur, tetapi juga tentang membangun hubungan yang saling menguntungkan dan berkesinambungan.
Selamat mencoba, dan semoga acara kamu sukses mendapatkan sponsor!
