Sponsor acara adalah salah satu faktor keberhasilan suatu acara. Seringkali suatu ide tidak tereksekusi dengan baik ataupun tereksekusi tapi tidak maksimal karena minimnya anggaran. Anggaran sangat berperan sebagai pelumas tereksekusinya suatu kegiatan dengan maksimal. Sering kita mendengar istilah baru-baru ini yaitu “kita punya rencana, tapi saldo yang menentukan” dan itu memang benar. Selain perencanaan yang baik, anggaran juga menjadi penentu suatu kegiatan berjalan dengan maksimal atau tidaknya.
Oleh karena itu, ketika saldo kas untuk menyelenggarakan kegiatan belum tercapai maka salah satu alternatif mendapatkan saldo tambahan adalah melalui sponsor acara. Sponsor acara merupakan upaya untuk berkolaborasi dengan pihak lain yang saling memiliki kepentingan untuk sama-sama mendapatkan keuntungan. Penyelenggara kegiatan mendapatkan keuntungan dengan sponsor acara yang diberikan, dan pemberi sponsor mendapatkan keuntungan dengan nilai tambah yang kita berikan.
Lalu, bagaimana caranya mendapatkan sponsor acara? Salah satunya dengan mengajukan proposal sponsor acara. Namun, tidak sedikit terdapat hal-hal sepele yang menghambat mendapatkan sponsor acara. Apa saja hal tersebut? Ini Dia!
1. Proposal yang Tidak Menarik
Kesan pertama datang dari penampilan, dan hal ini akan menentukan apakah proposal yang kamu ajukan akan direview atau tidak. Suatu produk yang brilian jika tidak dibungkus dengan kemasan yang baik akan kesulitan mendapatkan konsumen. Begitu juga dengan proposal sponsor acara. Oleh karena itu, buatlah proposal kreatif dengan typing dan desain yang kreatif namun tidak menghilangkan esensi utama dari proposal tersebut.
2. Tidak Paham Kebutuhan Sponsor
Tidak sedikit dari proposal sponsor acara yang diajukan hanya berfokus pada bagaimana mendapatkan pendanaan saja, tetapi lupa tentang keuntungan apa yang akan diberikan dari acara tersebut. Oleh karena itu, pahami kebutuhan pemberi sponsor dan berikan feedback yang sesuai. Buatlah daftar paket sponsor yang memberikan feedback yang sesuai dengan nominal dana yang diberikan.
3. Kurangnya Riset Tentang Calon Sponsor
Ini adalah tentang kecocokan antara supply dan demand. Terkadang proposal yang dibuat sudah jelas dan bagus namun diajukan kepada perusahaan atau sponsor yang tidak memiliki relevansi dengan acara yang akan diselenggarakan atau audiensnya. Oleh karena itu, lakukan riset calon sponsor dan buatlah sponsor mapping untuk memudahkanmu kemana proposal sponsor akan diajukan.
4. Rencana Anggaran Belanja (RAB) yang Tidak Realistis
Sering ditemukan pada bagian RAB ini nominal anggaran yang menggelembung atau tidak sesuai dengan harga aslinya. Misal suatu barang yang anggarannya sebesar satu juta padahal harga aslinya sebesar lima ratus ribu. Hal ini sering dilakukan oleh penyusun proposal dengan alasan karena biasanya pemberi sponsor suka memotong anggaran yang diajukan sehingga agar aman saat dilakukan pemotongan tersebut penyusun proposal ini menggelembungkan nominalnya. Padahal, hal tersebut bisa menghambat mendapatkan sponsor acara karena memberikan kesan pengajuan anggaran yang overprice yang akan berdampak pada penyelewengan anggaran dan akan menurunkan kepercayaan. Oleh karena itu, buatlah ajuan anggaran yang realistis dan perkuat dengan kemampuan komunikasi kamu saat melakukan presentasi kepada calon sponsor.
5. Komunikasi yang Buruk
Hal ini dapat berupa mengirim email ajuan proposal yang tanpa subjek, salam pembuka atau penutup. Jika proposal yang dikirimkan berupa proposal fisik kesalahan dapat berupa tidak mencantumkan siapa pengirimnya pada map proposal, ataupun dicantumkan tapi ditulis dengan tulisan tangan (tidak dengan tulisan ketik). Hal ini memberi kesan bahwa kamu tidak profesional.
6. Pengajuan Proposal Dadakan
Terdapat kasus proposal acara diajukan H-2 minggu, padahal minimal proposal acara itu diajukan H-1 bulan sebelum pelaksanaan (ini sebagai contoh, referensi waktu bisa menyesuaikan dengan skala kegiatan). Oleh karena itu, buatlah timeline dan schedule pengajuan proposal sponsor acara karena sponsor juga memerlukan waktu untuk pertimbangan dan persetujuan internal.
7. Kurangnya Follow Up
Ini yang seringkali terlupakan, setelah proposal diajukan seringkali lupa untuk menanyakan progress ajuan proposal tersebut. Oleh karena itu, cantumkan contact person panitia di proposal sponsor yang diajukan dan mintalah contact person sponsor yang dapat dihubungi oleh panitia untuk menanyakan kelanjutan atau perkembangan proposal sponsor yang diajukan.Itulah beberapa hal sepele yang menjadi penghambat dalam mendapatkan sponsor acara. Adakah yang pernah kamu lakukan? Semoga dapat diminimalisir yaa!
