Cara mendapatkan sponsor acara sangat penting untuk diketahui dan dipahami oleh semua penyelenggara acara, khususnya panitia yang bertugas di bidang sponsorship. Hal ini karena Dalam setiap penyelenggaraan acara dukungan dari sponsor selalu dibutuhkan untuk menunjang kelancaran acara. Jika kamu saat ini sedang kebingungan mengenai langkah-langkah yang tepat untuk mendapatkan sponsor atau ingin menambah pengetahuan tentang cara mendapatkan sponsor, kamu sudah berada di jalan yang tepat.
Artikel ini akan membahas panduan lengkap cara mendapatkan sponsor yang bisa menjadi referensi kamu dalam menyusun strategi. Dalam mencari sponsor, ada 10 cara yang bisa kamu perhatikan dan ikuti. Berikut adalah 10 cara mendapatkan sponsor acara yang wajib kamu ketahui:
1. Buat timeline pencarian sponsor acara
Langkah pertama adalah buat timeline pencarian sponsor acara. Timeline ini penting untuk menjadi patokan dan pengatur waktu dalam mencari sponsor. Dengan timeline, pencarian sponsor akan lebih terorganisir dan waktu yang dibutuhkan bisa lebih digunakan dengan efisien karena para panitia sudah memiliki jadwal yang jelas.
Jadi, selalu ingat untuk menentukan timeline di awal pencarian sponsor.
2. Tentukan target acara
Langkah kedua yang penting untuk diperhatikan adalah tentukan target acara. Target di sini mencakup target tujuan acara, target pelaksanaan, sampai target audiens.
Penentuan target acara ini akan mempermudah langkah pembuatan proposal dan presentasi acara nantinya. Karena dengan tujuan yang jelas akan semakin meyakinkan calon sponsor acara.
3. Cari sponsor yang sesuai dengan target audiens
Setelah menentukan target; termasuk target audiens, tahap ketiga adalah mencari sponsor acara yang sesuai dengan target audiens.
Ketika mencari sponsor, kita tidak bisa memilih calon sponsor asal-asalan. Akan lebih baik jika kita menghubungi calon sponsor yang relevan dan cocok dengan audiens acara kita. Hal ini akan mempengaruhi penerimaan calon sponsor terhadap penawaran kerja sama sponsorship yang kita ajukan.
4. Tentukan jenis-jenis sponsor yang dibutuhkan
Dalam pencarian sponsor, pastikan kamu sudah mengetahui jenis sponsor apa saja yang dibutuhkan acaramu.
Misalnya, sponsor untuk dana atau sponsor teknis. Dengan mengetahui jenis sponsor yang dibutuhkan, akan mempermudah kamu mengelompokkan daftar sponsor potensial.
5. Buat daftar calon sponsor potensial
Jika sudah mencari calon sponsor yang relevan dengan target audiens dan menentukan jenis sponsor yang dibutuhkan, selanjutnya buat daftar.
Daftar ini mencakup calon-calon sponsor yang potensial untuk mendukung acara kita. Pembuatan daftar ini membuat pencarian sponsor acara lebih terstruktur dan rapi, nantinya langkah ini akan memudahkan pelacakan progres juga.
6. Siapkan proposal terbaik
Langkah selanjutnya dan termasuk langkah terpenting adalah siapkan proposal penawaran kerja sama sponsorship terbaik.
Proposal yang kamu ajukan lebih baik singkat, tapi mencakup gambaran acara, tujuan acara, target audiens acara, dan satu hal yang tidak boleh terlewat; benefit untuk sponsor acara. Proposal yang singkat, tapi lengkap ini akan menjembatani proses pengajuan kerja sama sponsorship acara kamu. Jadi, pastikan buat dengan teliti.
7. Presentasikan proposal dengan percaya diri
Ada kalanya proposal yang diajukan perlu untuk dipresentasikan. Oleh karena itu, persiapkan juga presentasi dengan percaya diri.
Jika ada waktu untuk presentasi, ini adalah kesempatan kamu menjelaskan dengan sebaik mungkin gambaran acara kamu nanti. Pergunakan kesempatan ini untuk meyakinkan pihak calon sponsor bahwa menjadi sponsor acara kamu pasti memberikan benefit yang menjanjikan bagi mereka.
8. Bersiap untuk negosiasi
Negosiasi juga penting untuk dipersiapkan dalam pengajuan proposal sponsor acara.
Sebelum bernegosiasi, pastikan kamu benar-benar paham mengenai keunggulan acaramu. Usahakan untuk mencapai win-win solution sebagai hasil akhir negosiasi ini. Latihan rutin dan persiapan yang matang tentu akan membantu kamu mencapai hal tersebut.
9. Jangan lupa follow up
Langkah selanjutnya yang kadang kala orang lupakan adalah follow up. Padahal langkah ini penting.
Jangan lupa untuk selalu follow up pengajuan proposal sponsor yang telah kita sebar. Tentukan tenggat waktu tertentu, misal 1 minggu setelah proposal dikirim. Langkah ini perlu dilakukan untuk mendapatkan kepastian dan tracking progress pencarian sponsor.
10. Jalin komunikasi baik dengan sponsor
Selalu jalin komunikasi yang baik dengan para sponsor. Mereka yang saat ini belum bersedia menjadi sponsor acaramu mungkin saja tertarik mensponsori acaramu yang selanjutnya jika mengetahui acaramu kali ini berjalan baik.
Sponsor yang saat ini mensponsori acaramu mungkin akan kembali menjadi sponsor di acaramu selanjutnya jika kamu tetap maintain hubungan baik dengan mereka
Jadi, usahakan untuk tetap menjalin komunikasi dengan para sponsor, ya!
Itulah 10 cara mendapatkan sponsor yang penting untuk diketahui oleh panitia acara. Semoga artikel ini dapat membantu kamu para panitia yang saat ini sedang mempersiapkan acara dan membutuhkan sponsor acara.
Tetap semangat!