Sponsor acara merupakan bagian yang dapat membantu kelancaran suatu kegiatan. Tanpa pendanaan yang cukup, rencana kegiatan akan kesulitan untuk dilaksanakan. Jika saldo kas dari komunitas internal belum cukup, biasanya mereka akan mencari jalan untuk mencukupinya melalui jalur eksternal. Jalur eksternal ini salah satunya melalui pengajuan proposal kepada sponsor acara.
Pengajuan proposal kepada sponsor acara bukan semata-mata ‘hanya’ meminta bantuan pendanaan, melainkan sebuah ajakan untuk berkolaborasi dalam suatu kegiatan yang saling memberikan keuntungan. Pelaksana kegiatan yang mendapatkan pendanaan dan sponsor acara yang mendapatkan nilai tambah dari kegiatan yang dilaksanakan. Inilah yang disebut dengan win-win collaboration, suatu kerja sama yang saling memberikan keuntungan.
Lalu kemana tepatnya proposal sponsor acara diajukan? Proposal sponsor acara dapat diajukan kepada siapapun dan dimanapun, selama ide kegiatan yang akan dilaksanakan memiliki value dan memiliki kesamaan value dengan pemberi sponsor acara dengan nilai tambah atau timbal balik yang layak. Tetapi, biasanya proposal sponsor acara ini banyak diajukan kepada suatu perusahaan. Suatu perusahaan biasanya memiliki program sosial yang disebut dengan Corporate Social Responsibility (CSR).
CSR merupakan program yang menunjukan komitmen perusahaan untuk berkontribusi dalam pembangunan sosial secara berkelanjutan. Jadi, selain mencari keuntungan perusahaan juga harus memberikan dampak positif bagi masyarakat dan lingkungan sekitar. CSR juga dilakukan sebagai bentuk “balas budi” kepada masyarakat sekitar dan membangun citra perusahaan yang peduli dan bertanggung jawab kepada sosial dan lingkungan.
Lalu bagaimana memanfaatkan program CSR perusahaan untuk mendapatkan sponsor acara? Mari kita bahas!
1. Pahami Program CSR Calon Sponsor
Cara untuk memahaminya, yaitu dengan riset. Pelajari program CSR perusahaan yang ditargetkan dan lihat bidang apa yang mereka dukung dan prioritaskan. Apakah pendidikan, kesehatan, lingkungan, UMKM, dsb. Setelah riset, selanjutnya cocokan dengan nilai kegiatan yang akan dilaksanakan. pastikan dalam hal ini nilai kegiatan yang akan dilaksanakan memiliki nilai atau tujuan sosial yang sama dengan program CSR perusahaan. Langkah ini akan memudahkan kamu untuk menemukan sponsor acara yang tepat.
2. Susun Proposal yang Tepat Sasaran
Proposal kegiatan yang disusun bukan sekedar eksposur merek, melainkan harus menekankan pada dampak sosial acara. Bagian-bagian proposal yang akan diajukan kepada sponsor acara yang perlu ditekankan isinya yaitu:
- Profil acara, meliputi tema, waktu, tempat, target audiens, siapa penyelenggaranya
- Tujuan sosial, meliputi penjelasan mengenai nilai atau misi sosial yang ingin dicapai
- Manfaat untuk sponsor, dapat berupa branding perusahaan yang peduli sosial, keterlibatan mereka dalam perubahan positif, dan peluang relasi dengan komunitas atau target market yang relevan
- Bentuk kerja sama, dapat berupa dukungan finansial, barang/jasa, media, dll
- Laporan dokumentasi, dapat berupa janji pelaporan dampak kegiatan yang transparan pasca acara
3. Bangun Relasi Sebelum Mengajukan
Langkah ini dapat dilakukan dengan mendekati perusahaan yang menjadi target sponsor acara melalui media sosial, acara networking, ataupun melalui perantara (kenalan di perusahaan tersebut).
4. Tawarkan Value yang Nyata dan Layak
Ingat, selain menekankan misi sosial dari kegiatan yang akan dilaksanakan, proposal sponsor acara yang diajukan juga penting untuk menjelaskan value yang akan ditawarkan kepada perusahaan. Value ini dapat berupa citra positif yang akan perusahaan dapatkan, kolaborasi berkelanjutan, jangkauan media atau target market relevan, dll.
5. Follow Up Secara Profesional
Setelah proposal sponsor acara dikirimkan, tunggulah beberapa hari lalu follow up perkembangan proposal tersebut secara sopan dan profesional untuk menjaga hubungan baik tanpa memberikan kesan memaksa.
Itulah beberapa langkah yang dapat kamu lakukan untuk mendapatkan sponsor acara dengan memanfaatkan CSR perusahaan. Semoga berhasil!
