Salah satu cara mendapatkan sponsor adalah dengan mengajukan proposal kerja sama sponsorship. Pengajuan proposalnya sendiri dapat diajukan melalui jalur resmi, seperti email ke bagian yang mengurusi kerjasama sponsorship atau dapat juga diajukan melalui orang dalam di tempat yang akan diajak kerja sama sponsorship. Inilah yang membuat panitia divisi sponsorship diharuskan memiliki banyak relasi.
Mendapatkan sponsor acara untuk mengeksekusi suatu ide kegiatan menjadi tantangan tersendiri jika dilakukan dengan tidak tepat. Namun, akan menjadi peluang yang besar jika dijalankan dengan strategi yang tepat. Salah satu ketidak tepatan dalam proses mendapatkan sponsor acara, yaitu pada hal komunikasi. Komunikasi bukan sekadar berbicara semata, komunikasi adalah tentang bagaimana suatu pesan dapat tersampaikan.
Tidak sedikit dalam cara mendapatkan sponsor acara, pesan-pesan utama tidak dapat tersampaikan dengan baik. Pesan-pesan ini dapat berbentuk komunikasi verbal, seperti presentasi dan komunikasi visual dengan menggunakan proposal sponsor. Pesan-pesan utama yang tidak tersampaikan dengan baik dapat berbentuk ketidakjelasan dalam tujuan atau manfaat kegiatan, angka budgeting yang tidak realistis, feedback kepada pemberi sponsor yang tidak sebanding, dan lain-lain. Oleh karena itu, sangat penting dalam hal ini untuk menempatkan panitia yang mengerti tentang komunikasi agar pesan-pesan dasar dan utama dapat tersampaikan dengan baik.
Ketika pesan-pesan tersebut sudah tersampaikan dengan tepat, baik melalui komunikasi verbal maupun komunikasi visual, maka kemungkinan besar proposal sponsorship acara kita akan diterima. Maka tahap selanjutnya, yaitu penyesuaian pendanaan oleh kedua belah pihak. Dalam hal ini penting sekali untuk menguasai teknik negosiasi. Lalu, bagaimana teknik negosiasi dalam proses pencapaian kesepakatan pendanaan tersebut? Mari kita bahas!
Secara harfiah, teknik negosiasi adalah cara yang digunakan dalam proses tawar-menawar antara kedua belah pihak atau lebih dalam mencapai kesepakatan bersama yang saling menguntungkan. Berikut adalah cara mendapatkan sponsor dan teknik negosiasi yang dapat digunakan:
1. Teknik Win-Win Negotiation
Suatu teknik yang menciptakan solusi menguntungkan kedua belah pihak dimana pemberi dana mendapatkan nilai ROI (Return On Investment) yang jelas dan penyelenggara acara mendapatkan dukungan dana yang pantas. Strategi yang dapat digunakan adalah tanyakan “apa tujuan marketing sponsor di acara ini?” sehingga kita dapat menyesuaikan benefit yang akan diberikan.
2. Teknik Scarcity
Menciptakan urgensi dengan menunjukan keterbatasan opportunity. Sebagai contoh yaitu “kuota utama hanya tersedia satu sponsor lagi dan sudah ada 3 sponsor yang berminat”. Agar proses persetujuan berjalan cepat dapat diberikan tenggat waktu seperti“kami akan prioritaskan sponsor yang konfirmasi sebelum tanggal ….”
3. Teknik Active Listening
Mendengarkan kebutuhan sponsor secara mendalam lalu menyesuaikan benefit proposal yang akan diajukan. Strategi cara mendapatkan sponsor yang dapat digunakan, yaitu tanyakan “apa indikator keberhasilan sponsor di acara ini?”
4. Teknik Persuasi dengan Data
Teknik ini menggunakan data untuk membuktikan value acara, seperti “tahun lalu acara kami dihadiri oleh 3.000 orang dengan engagement rate 48% di instagram”.
5. Teknik Relationship Building
Kamu harus membangun hubungan jangka panjang yang bukan sekedar transaksi sekali semata. Kamu bisa ajak sponsor untuk minum kopi sebelum negosiasi, kirim update progres acara setelah terjalin kesepakatan, dan lainnya. Katakan “kami ingin menjadikan anda sebagai partner tetap untuk acara tahunan kami”.
6. Teknik Walk-Away
Best Alternative to a Negotiated Agreement (BATNA) dengan siapkan opsi cadangan jika kesepakatan gagal. Jika sponsor menolak, tawarkan kerja sama kepada kompetitor mereka atau cari sponsor lain dengan nilai atau kedudukan lebih kecil. Strateginya adalah jangan tunjukan desperation, katakan “kami memahami keputusan anda, semoga ada kolaborasi lain di lain waktu”.
Itulah beberapa teknik negosiasi dan cara mendapatkan sponsor yang dapat digunakan ketika dilakukan pengajuan proposal pendanaan acara. Semoga bermanfaat!
