Dalam melaksanakan sebuah event, panitia tidak akan lepas dari bagaimana cara mendapatkan sponsor untuk keberlangsungan acara. Sponsor bukan hanya memberikan dana, tetapi juga media yang mempromosikan event yang akan kamu selenggarakan agar semakin banyak yang antusias. Langkah yang biasanya dilakukan adalah mendapatkan sponsor khusus untuk mempromosikan event yang akan diselenggarakan. Bedanya dengan mendapatkan sponsor secara umum, sponsor promosi event merupakan sponsor yang memposting atau menyebarluaskan pamflet event yang akan kamu selenggarakan.
Feedback yang dapat diberikan panitia event biasanya adalah menyertakan logo sponsor pada pamflet yang disebarkan maupun dalam banner ketika event berlangsung sebagai media partner. Sponsor untuk promosi event biasanya menarik media komunikasi seperti penyiaran radio atau media online daerah dengan jumlah pengikut yang banyak. Adapun cara mendapatkan sponsor untuk promosi event yang akan dibahas dalam artikel ini.
1. Membuat Daftar Sponsor
Cara pertama mendapatkan sponsor untuk promosi event adalah membuat daftar atau list sponsor. Daftar sponsor ini dapat dilihat dari media yang terkenal dan terpercaya di daerah kamu, atau bisa dilihat dari jumlah pengikut media sosialnya, seperti media penyiaran radio atau media informasi daerah. Dengan membuat daftar sponsor berdasarkan kategori yang sudah disebutkan, diharapkan informasi event yang akan kamu selenggarakan dapat diketahui lebih banyak massa dan minat masyarakat terhadap event yang tersebut meningkat.
Kamu juga dapat mencari referensi media yang sesuai dengan target peserta event. Jangan sampai target peserta event kamu anak muda, tetapi kamu mencari calon sponsor yang tidak diminati anak muda. Hal ini bisa membuat minat masyarakat untuk mengikuti event kamu menurun.
2. Hubungi Calon Sponsor
Cara mendapatkan sponsor untuk promosi event yang selanjutnya yaitu menghubungi calon sponsor. Kamu dapat mencari kontak yang dapat dihubungi atau datang ke kantor apabila media tersebut sudah memiliki kantor. Bisa juga dengan mengirimkan pesan melalui instagramnya.
Jangan lupa berkomunikasi dengan baik, perkenalkan diri, sampaikan event yang akan kamu selenggarakan, dan tujuan kamu menghubungi calon sponsor. Selain itu, gunakan bahasa yang lugas dan tidak berbelit-belit agar mudah dimengerti oleh calon sponsor. Kamu juga bisa menggunakan bahasa yang santai untuk media dengan target audiens anak muda.
3. Berikan Penawaran yang Menarik
Tahap selanjutnya untuk mendapatkan sponsor, yaitu memberikan penawaran yang menarik. Pastikan penawaran itu eksklusif agar calon sponsor tertarik dengan event yang akan kamu selenggarakan. Persiapkan dengan matang manfaat yang kamu tawarkan kepada calon sponsor karena itu yang menentukan nilai jual event kamu. Penawaran yang bisa kamu tawarkan, misalnya melakukan live streaming di kanal media sponsor saat event berlangsung atau memasang logo sponsor pada setiap banner saat event berlangsung. Masih banyak lagi yang bisa kamu tawarkan disesuaikan dengan kesepakatan panitia event.
4. Jaga Komunikasi
Setelah menghubungi calon sponsor, jaga komunikasi yang efektif dengan mereka. Responsif terhadap pertanyaan mereka dan berikan informasi tambahan yang mereka butuhkan. Jika ada negosiasi yang terjadi, tetaplah terbuka dan fleksibel untuk menemukan solusi yang saling menguntungkan.
5. Follow Up Calon Sponsor
Setelah kamu memberikan penawaran, jika calon sponsor belum memberikan kepastian, jangan lupa untuk follow up calon sponsor. Follow up ini penting dilakukan hingga calon sponsor memberikan kepastian bersedia atau tidak menjadi sponsor promosi event kamu. Tentukan waktu untuk melakukan follow up, tidak terlalu dekat dengan waktu penawaran dilakukan, dan tidak terlalu lama dari waktu penawaran dilakukan.
Itulah beberapa cara mendapatkan sponsor untuk promosi event. Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, kamu dapat mencari dan menghubungi calon sponsor dengan lebih efektif. Tetap jaga profesionalisme saat berkomunikasi dengan calon sponsor. Semoga acara kamu sukses dan mendapatkan sponsor untuk mempromosikan event yang akan kamu selenggarakan.
