Bagi pemula yang pertama kali ditugaskan untuk mencari sponsor acara, pasti memiliki kebingungan untuk memulainya. Mencari sponsor acara bisa saja menjadi tantangan besar yang terlihat sulit.
Tapi jangan khawatir, dalam artikel ini, kamu bisa memulai pencarian sponsor mu dengan langkah sederhana yang mudah diikuti.
Yuk, simak panduannya di bawah ini!
1. Kenali Acara Kamu Terlebih Dahulu
Langkah pertama dalam mencari sponsor acara adalah memahami konsep acara kamu secara mendetail. Jika kamu belum terbiasa, tenang saja, ada langkah mudah yang bisa kamu lakukan, yaitu:
- Tuliskan Detail Acara: Buat catatan singkat meliputi nama acara, tujuan, tanggal, lokasi, dan target peserta.
Contohnya, “Seminar Mahasiswa Kreatif 2024, bertujuan untuk meningkatkan kreativitas mahasiswa, akan dilangsungkan 20 Januari 2024, berlokasi di Aula Kampus B, dengan target peserta 200 mahasiswa.”
- Pahami Audiens: Siapa saja yang akan hadir di acaramu? Misalnya, mahasiswa, komunitas olahraga, atau dosen. Ini akan mempermudah kamu mencari sponsor yang relevan.
Pemahaman ini penting dijadikan sebagai langkah pertama dalam tahap mencari sponsor acara untuk pemula agar kamu bisa menjelaskan acara kamu dengan jelas kepada calon pemberi sponsor. Dengan pemahaman yang detail dan penjelasan yang baik, peluang kamu mendapatkan sponsor acara akan terbuka lebar.
2. Susun Proposal yang Menarik
Proposal sponsorship adalah kunci utama untuk menarik sponsor. Jangan khawatir, meskipun kamu pemula dalam mencari sponsor acara, langkah ini sebenarnya tidak terlalu rumit. Kamu bisa membuat proposal yang simple tapi tetap lengkap dan informatif.
Cukup ikuti format sederhana ini:
- Judul dan Deskripsi Acara: Jelaskan tujuan dan tema acara dengan singkat, tapi mewakili keseluruhan acara.
- Manfaat untuk Sponsor: Tunjukkan keuntungan atau benefit yang akan pihak sponsor terima, seperti pemasangan logo di atau kesempatan untuk promosi produk yang menjangkau audiens acaramu.
- Paket Sponsorship: Sediakan beberapa pilihan paket, misalnya Gold, Silver, dan Bronze, dengan benefit yang berbeda. Berikan keleluasaan calon sponsor untuk memilih.
Tips untuk pemula:
Gunakan template proposal yang bisa kamu cari secara online sebagai panduan. Tambahkan desain sederhana seperti gambar logo sponsor pada contoh backdrop agar lebih profesional dan mudah dipahami.
3. Targetkan Calon Sponsor yang Tepat
Setelah menyusun proposal, langkah dalam cara mendapatkan sponsor selanjutnya adalah menentukan calon sponsor yang tepat.
Kamu mungkin berpikir harus mengirim proposal ke banyak perusahaan sekaligus, tapi sebenarnya cara itu tidak efektif. Lebih baik fokus pada calon sponsor yang tepat.
Nah, bagaimana caranya?
- Mulai dari Lingkungan Terdekat: Cari perusahaan lokal, UMKM, atau bisnis milik keluarga yang sering terlibat dalam acara-acara di komunitas sekitar.
Contoh: Untuk acara olahraga, coba ajak toko peralatan olahraga yang biasa didatangi peserta.
- Cari Sponsor yang Relevan: Pilih perusahaan yang sesuai dengan tema acara. Misalnya, acara kesehatan cocok dengan sponsor dari brand vitamin atau klinik.
Tips untuk Pemula:
Kamu bisa gunakan internet untuk mencari kontak sponsor acara, atau langsung kunjungi tempat usaha lokal dan ajak mereka diskusi dengan cara yang sopan.
4. Mulai dari Koneksi Terdekat
Jaringan pribadi adalah aset berharga dalam mencari sponsor acara, terutama untuk pemula. Jangan ragu memanfaatkan teman, keluarga, atau relasi yang kamu kenal. Langkah ini sangat mudah dilakukan, ini dia caranya:
- sebarkan informasi acara di grup whatsapp keluarga atau kelompok pertemanan,
- tanyakan langsung ke teman atau dosen yang mungkin punya relasi dengan perusahaan tertentu, dan
- gunakan media sosial seperti linkedin untuk menghubungi profesional yang relevan.
5. Tawarkan Manfaat yang Jelas untuk Sponsor
Sponsor pastinya ingin tahu apa yang mereka dapatkan dari menjadi sponsor di acara kamu. Maka dari itu, jangan ragu untuk menunjukkan manfaatnya secara detail, seperti
- Brand Exposure: Logo mereka tampil di backdrop, e-flyer, atau kaos peserta
Contoh: “Logo sponsor acara akan terlihat oleh 200 peserta langsung di venue dan ribuan orang melalui media sosial acara.”
- Promosi Produk: Kesempatan membuka booth di acara atau membagikan produk sampel.
- Citra Positif: Dengan mendukung acara komunitas, brand mereka akan mendapatkan citra baik karena acara yang kamu buat juga acara yang positif.
Tips untuk Pemula:
Buat daftar manfaat secara sederhana dan tambahkan contoh visual di proposal. Sponsor akan lebih mudah memahami benefit yang akan mereka dapatkan.
6. Follow Up dengan Sopan dan Profesional
Setelah proposal dikirim, jangan hanya menunggu. Tindak lanjuti dengan sopan karena sponsor mungkin butuh waktu untuk memutuskan.
Cara Melakukan Follow Up yang Mudah:
- Kirim e-mail pengingat 3-5 hari setelah proposal diterima.
- Jika memungkinkan, jadwalkan pertemuan untuk membahas proposal lebih lanjut.
Tips untuk Pemula:
Buat daftar calon sponsor dan catat siapa saja yang sudah dihubungi, bisa menggunakan spreadsheet, agar tidak bingung dan keliru saat follow up.
Sebagai pemula, mencari sponsor acara memang bisa terasa menantang, tapi dengan langkah-langkah sederhana ini, kamu bisa memulai dengan percaya diri. Kunci utamanya adalah persiapan matang, komunikasi yang jelas, dan sikap profesional.
Selamat mencoba, dan semoga sukses mendapatkan sponsor acara!
