Pada artikel-artikel sebelumnya, telah banyak dibahas cara cari sponsor, mendapatkan sponsor, dan sponsorship. Namun, bagi kamu yang masih awam ataupun pemula tentunya masih belum memahami secara keseluruhan apa itu sponsor dan sponsorship bukan? Sponsor dan sponsorship adalah 2 hal berbeda yang masih bersangkutan satu sama lain. Sponsor adalah pihak yang berperan menjadi penyumbang dalam suatu acara yang diadakan baik secara finansial maupun logistik. Di sisi lain, sponsorship adalah kegiatan mendanai suatu acara yang dilakukan oleh sponsor.
Nah, jika kamu dihadapkan oleh situasi yang mengharuskan kamu mencari sponsor, setidaknya ada 7 hal yang perlu kamu pahami terlebih dahulu.
Wah, sepertinya banyak ya yang harus dipahami? Eitss, tenang… Di artikel ini akan dibahas dengan lengkap apa saja 7 hal tersebut. Pastikan kamu membacanya sampai akhir, ya. Tujuh hal utama yang perlu kamu pahami saat cari sponsor akan dibahas di sini dengan penjelasan yang mudah dipahami. Sudah siap untuk belajar 7 hal utama dalam dunia sponsorship? Simak dan pahami baik-baik penjelasan di bawah ini yaa!
1. Types of Sponsors
Sebelum kamu mulai cari sponsor, hal pertama yang harus kamu pahami tentunya adalah berbagai tipe sponsor. Ini merupakan hal yang penting karena dengan memahami tipe-tipe sponsor, kamu bisa menyesuaikan strategi ataupun bahan negosiasi yang akan digunakan. Menurut Kumparan dan Everpro, terdapat 5 tipe sponsor dalam dunia event, yaitu sebagai berikut.
Sponsor Utama
Sponsor ini merupakan pihak yang mendanai kegiatan paling besar dibandingkan pihak lainnya karena bisa mendanai sampai 80% kebutuhan acara. Akan tetapi, pihak sponsor utama juga mengambil keuntungan yang cukup besar, yaitu 50% atau lebih. Tipe sponsor ini akan mendapatkan benefit berupa penempatan logo yang lebih besar dari sponsor lainnya. Selain itu, juga akan mendapatkan penyebutan nama dan kesempatan untuk berpromosi juga dalam acara.
Sponsor Umum
Sponsor umum hampir mirip dengan sponsor utama. Perbedaannya adalah pihak ini memberikan bantuan dana sekitar 50% untuk kebutuhan acara.
Sponsor Resmi
Sponsor resmi adalah pihak yang bekerja sama dan mendukung suatu acara berdasarkan perjanjian tertulis secara resmi. Kemudian, biasanya pihak ini memberikan bantuan berupa sesuatu yang relevan dengan jenis usaha mereka.
Contohnya adalah jika kamu mengadakan festival makanan ataupun lomba masak, kamu dapat bekerja sama dengan perusahaan bumbu masakan. Selain itu, jika kamu mengadakan acara lomba Bahasa Inggris, maka sponsor resminya adalah lembaga kursus Bahasa Inggris.
Sponsor Teknis
Tipe sponsor ini adalah pihak yang memberikan bantuan berupa jasa/layanan/barang dalam suatu event. Bantuannya pun bisa beragam, mulai dari cover biaya transportasi, makan dan minum, hingga menyediakan bantuan peralatan medis atau tenaga medis.
Sponsor Partisipasi
Sesuai dengan namanya sponsor ini hanya berperan sebagai sponsor pendukung atau partisipan selama event berlangsung. Pihak ini memberikan bantuan dana sekitar 10% dari total anggaran atau biasanya membantu dalam bentuk pemberian barang. Tentunya, benefit yang didapatkan pun akan berbeda dengan tipe sponsor yang lainnya. Untuk penempatan logo, sponsor ini akan mendapatkan space yang lebih kecil dibandingkan logo sponsor lainnya.
2. Sponsorship Package
Nah, setelah kamu sudah memahami berbagai tipe sponsor, untuk bisa mencari dan mendapatkan sponsor kamu perlu memahami yang “Sponsorship Package”.
Apa sih Sponsorship Package itu? Sponsorship package merupakan paket penawaran yang disusun oleh penerima sponsor yang berisi rincian tentang tingkat dukungan yang dapat diberikan oleh sponsor serta manfaat yang akan mereka terima. aket ini sering kali terdiri dari beberapa tingkat, misalnya platinum, gold, dan silver dengan berbagai keuntungan. Kamu bisa menyesuaikan nama paket-paketnya sesuai dengan gaya kamu. Feedback yang diberikan pun berbeda dari tingkat bantuan dan benefit yang paling kecil ke paling besar.
3. Sponsor Deck
Selanjutnya, kamu bisa memasuki tahap mempersiapkan sponsor deck jika telah memahami tipe sponsor dan sponsorship package. Sponsor deck adalah dokumen presentasi yang menjelaskan rincian tentang acara atau proyek. Ini juga termasuk peluang sponsorship dan manfaat yang dapat diperoleh sponsor. Nah, sponsor deck sendiri digunakan dalam tahap pitching (presentasi) untuk menarik calon sponsor.
4. Sponsor Activation
Wah, kira-kira apalagi ya, yang dimaksud dengan sponsor activation ini? Nah, sponsor activation adalah kegiatan di mana para sponsor melakukan usaha mereka untuk memanfaatkan benefit dari sponsorship secara maksimal. Contoh dari sponsor activation adalah ketika sponsor mulai melakukan promosi atau aktivitas lain yang menghubungkan sponsor dengan target audiens mereka.
5. Sponsorship Agreement
Hal selanjutnya yang sangat penting untuk kamu ketahui serta pahami ketika mencari sponsor adalah Sponsorship Agreement. Sponsorship Agreement adalah perjanjian tertulis antara sponsor dan penerima sponsor yang menjelaskan hak dan kewajiban kedua belah pihak. Hal ini mencakup detail tentang kontribusi sponsor, ekspektasi, durasi, dan terminasi.
Tentunya, kamu perlu membuat sponsorship agreement ini secara lengkap dan menyeluruh. Hal ini dilakukan agar tidak terjadi miskomunikasi ataupun hal-hal yang tidak diinginkan. Kamu dan pihak sponsor pun harus menghargai dan berpegang pada perjanjian ini. Jangan sampai ada salah satu pihak yang tidak melakukan kewajibannya sesuai dengan apa yang tercantum dalam perjanjian.
6. Return of Investment (ROI)
Apakah kamu pernah mendengar soal ROI sebelumnya, tetapi belum memahami apa maksudnya? ROI adalah pengembalian investasi yang diharapkan sponsor dari kerja sama. ROI dapat diukur dari peningkatan penjualan, exposure media (paparan media), atau indikator lain yang sesuai dengan tujuan sponsor.
Menurut Mekari Jurnal, jumlah rasio rata-rata yang diinginkan oleh calon sponsor berkisar antara 2:1, 3:1 hingga 4:1. Apalagi nih ya maksudnya? Jadi, rasio tersebut adalah gambaran dari keuntungan yang diinginkan oleh calon sponsor. Contoh lebih jelasnya adalah jika rasionya 2:1, maka dengan sponsor membayar Rp50.000.000, kamu harus menyediakan keuntungan sebesar Rp100.000.000 untuk pihak sponsor.
Supaya kamu lebih mudah dalam menghitung ROI untuk diajukan ke calon sponsor, cobalah menggunakan teknologi perhitungan berbasis RFID (Radio-Frequency Identification). Kamu juga bisa menggunakan berbagai aplikasi lain untuk mengintegrasikan hasil penjualan dari event kamu dengan sponsor.
7. Fulfillment Report
Terakhir, hal yang perlu kamu ketahui sebelum mencari sponsor dan tidak kalah penting dari semuanya adalah Fulfilment Report (FR). FR merupakan laporan segala aktivitas event-mu. Salah satu isinya adalah laporan yang memuat semua transaksi produk sponsor kepada pelanggan.
Sebagai contoh, sebelumnya kamu memprediksi akan ada 1.000 pelanggan yang membeli produk sponsor di event-mu. Akan tetapi, setelah event berlangsung ternyata pelanggan yang membeli produk sponsor terhitung 1.200. Maka dalam FR, kamu harus mencantumkan angka aktual pelanggan.
Mengutip dari Mekari Jurnal, ada 4 poin yang perlu dicantumkan dalam FR, yaitu sebagai berikut.
- Chart sederhana yang memuat informasi keuntungan yang dijanjikan kepada pihak sponsor berdasarkan pengukuran dalam tiap produk atau transaksi selama event berlangsung.
- Statistik jumlah pelanggan yang hadir dalam event.
- Data dari social media, web traffic, dan metrik lainnya yang berhubungan dengan ROI.
- Perhitungan ROI yang telah disepakati.
Jadi, itulah dia 7 hal yang wajib kamu ketahui sebelum cari sponsor. Pastikan agar kamu tidak lupa dengan 7 hal yang telah dibahas dalam artikel ini. Manfaatkanlah hal-hal tadi sebagai alat yang kuat dalam strategi mencari dan mendapatkan sponsor, ya!
