Kegiatan kampus seringkali menjadi sorotan bagi mahasiswa. Beberapa di antaranya adalah seminar, workshop, festival, hingga acara besar seperti konser musik dan festival budaya, yang tentunya memiliki tantangannya sendiri. Namun, dengan beberapa strategi yang tepat, kamu bisa memastikan bahwa setiap event kampus kamu akan berjalan lancar dan sukses. Nah, kamu cukup mengikuti tips-tips di bawah ini untuk memastikan kelancaran mencari sponsor event kampus kamu. Yuk, simak pembahasannya lebih lanjut!
1. Melakukan Perencanaan yang Matang
Sebuah event kampus yang sukses tentunya dimulai dengan perencanaan yang matang terlebih dahulu. Kamu bisa mulai dari menetapkan tujuan yang jelas untuk acara tersebut. Apakah itu untuk meningkatkan kesadaran akan isu tertentu, mengumpulkan dana untuk amal, atau merayakan keberagaman budaya di kampus kamu. Pastikan kamu memiliki pemahaman yang jelas tentang apa yang ingin kamu capai, ya. Sebab calon sponsor event kampus akan melirik kamu jika perencaanaan event kamu matang.
Setelah menetapkan tujuan, tentukanlah juga tema dan konsep acara yang akan kamu adakan. Hal ini berbeda dengan tujuan acara, dalam tema dan konsep acara, hal yang dibahas lebih mengarah ke “tentang apa acara ini” dan “bagaimana keseluruhan acara akan berlangsung”. Kemudian, buatlah rencana yang rinci tentang segala sesuatu yang perlu dilakukan untuk mencapainya seperti menentukan lokasi acara, jadwal, target audiens, dan logistik. Semakin rinci perencanaan kamu, semakin mudah juga untuk mengetahui dan mengatasi masalah potensial sebelum acara dimulai.
2. Menyusun Proposal Acara
Langkah selanjutnya juga tidak kalah penting adalah mulai menyusun proposal acara. Di dalam proposal terdapat beberapa hal penting yang perlu dicantumkan contohnya seperti susunan panitia acara, anggaran dana, dan juga rundown acara. Untuk susunan panitia acara, kamu perlu menentukan posisi apa saja yang akan diperlukan dalam acara kamu seperti seksi acara sampai seksi kebersihan. Kemudian, pilihlah seseorang yang sesuai dengan keahlian dan kemampuan mereka untuk mengisi posisi tertentu. Dengan demikian, dalam pelaksanaan acara mereka dapat menjalankan tugas dengan baik.
Kemudian, kamu juga perlu melakukan budgeting/membuat rencana anggaran dana yang berisi daftar berbagai keperluan yang dibutuhkan dalam acara kamu beserta harganya. Buatlah serinci mungkin agar tidak ada yang terlewatkan. Hal yang sama juga perlu kamu terapkan ketika menyusun rundown acara. Di dalam rundown acara, kamu akan merincikan susunan kegiatan yang akan dilakukan dari awal sampai akhir beserta waktu pelaksanaan dan durasinya. Calon sponsor event kampus akan melirik kamu jika proposal kamu juga menarik.
3. Menjalin Kerja Sama dan Relasi yang Baik dengan Pihak Eksternal
Untuk membuat acara yang sukses dan lancar tentunya tidak hanya dari pihak internalnya saja, tetapi juga memerlukan bantuan dari pihak eksternal. Hal ini membuat acara kamu akan mendapatkan bantuan berupa dana ataupun hal lainnya yang dapat menunjang keberhasilan serta kesuksesan acara. Pihak eksternal ini salah satunya adalah sponsor .
Untuk dapat bekerja sama dengan pihak-pihak eksternal tersebut, tentunya kamu perlu mencari terlebih dahulu calon potensial yang cocok dengan konsep acara serta target audiens kamu. Carilah media partner yang tepat yaitu media yang memiliki visi dan misi yang sesuai dengan tema dan konsep acara. Kemudian, dalam mencari vendor kamu harus menemukan vendor yang terpercaya. Ketika tim kamu telah melakukan persetujuan mengenai barang/peralatan yang akan disewa, vendor tersebut akan mengirimkan barang/alat sesuai dengan persetujuan. Dalam hal tersebut, agar lebih aman kamu bisa membuat kontrak kerja sama kepada media ataupun vendor yang akan kamu ajak bekerja sama.
Hal yang sama juga berlaku ketika kamu mencari sponsor potensial untuk membantu acara kamu, pilihlah sponsor potensial dengan visi dan misi yang sesuai dengan acara dan target audiens kamu. Untuk bisa mendapatkan sponsor-sponsor tersebut, buatlah proposal acara yang menarik dan tawarkan paket sponsorship yang saling menguntungkan.
4. Melakukan Promosi Secara Aktif
Untuk melancarkan event kampus kamu, sangat penting untuk melakukan promosi mengenai acara yang akan kamu adakan secara aktif s. Karena, jika kamu sudah melakukan tips-tips yang sebelumnya, hal itu akan kurang lengkap jika kamu tidak melakukan promosi acara kamu sendiri yang tentunya bakal menarik perhatian sponsor untuk event kampus kamu. Tanpa promosi, acara kamu sulit dikenal orang banyak.
Oleh karena itu, cara yang bisa kamu lakukan adalah memanfaatkan media sosial dan fasilitas kampus yang ada untuk menginformasikan acara kamu. Sebagai contoh, tim kamu bisa membuat akun khusus untuk acara kamu kemudian mulailah membuat video atau poster mengenai acara kamu. Buatlah jadwal rutin untuk mem-posting konten mengenai acara kamu dan susunlah strategi promosi yang akan digunakan. Selain itu, kamu juga bisa memasang poster yang telah dicetak di mading kampus ataupun menyebarkannya di wilayah kampus.
5. Menyiapkan Rencana Cadangan
Terkadang ketika kita sudah membuat rencana yang begitu matang dan detail, tetap ada saja hal-hal yang bisa terjadi di luar dugaan kita. Itulah mengapa menyiapkan rencana cadangan dalam mempersiapkan acara kampus kamu menjadi tips penting untuk kesuksesan dan kelancaran acara kamu.
Contoh hal yang bisa dipersiapkan rencana cadangannya adalah ketika pengisi acara mengalami keterlambatan saat hari-H maka hal apa yang bisa dilakukan untuk mengisi waktu yang kosong tersebut agar acara tetap berlangsung sampai pengisi acara itu tiba. Kamu juga bisa menyiapkan plan B untuk rundown acara jika sewaktu-waktu plan A dari rundown acara ada yang tidak berjalan sesuai dengan rencana.
6. Menjaga Komunikasi Antarpanitia Melalui Pertemuan Intens
Selanjutnya, komunikasi yang baik antar panitia juga penting dalam memastikan bahwa semua anggota tim bekerja menuju tujuan yang sama. Buatlah jalur komunikasi yang jelas dan terbuka, serta atur pertemuan reguler untuk memastikan bahwa semua orang tetap terinformasi mengenai perkembangan acara. Hal ini juga menjadi faktor utama dalam membangun kerja sama dan koordinasi yang baik antarpanitia.
Kesuksesan dan kelancaran acara kamu tidak bisa tercapai hanya dengan mengandalkan satu atau dua orang saja, tetapi memerlukan keterlibatan seluruh pihak yang terkait dalam acara kamu. Oleh karena itu, komunikasi yang baik dan rutinnya pertemuan untuk membahas perkembangan acara sangat penting untuk dilakukan.
7. Melakukan Persiapan Teknis
Acara yang lancar dan sukses juga tidak terlepas dari persiapan teknis yang baik. Dengan demikian, pastikanlah segala sesuatu berjalan lancar pada hari-H dengan melakukan persiapan teknis yang menyeluruh. Hal ini mencakup pemeriksaan peralatan suara, pencahayaan, proyektor, dan semua perangkat lain yang akan digunakan selama acara. Pastikan juga untuk melakukan uji coba sebelum acara dimulai untuk memastikan bahwa semuanya berfungsi dengan baik.
Nah, itulah dia tips-tips yang dapat kamu ikuti untuk melancarkan kamu mencari sponsor event kampus kamu. Jika kamu dan tim melakukan tips-tips tersebut dengan baik, dijamin acara kampus kamu pasti kebanjiran sponsor dan berjalan lancar. Jadi, bagaimana? Tertarik untuk mencoba tips-tips tadi di acara kampus kamu?
